Informativa sulla privacy

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI


La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui Vanilla Rocket Srl, in qualità di Titolare del trattamento, raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli utenti che utilizzano la piattaforma digitale Emotiary e i servizi connessi.


La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali n. 679/2016 e del D.Lgs. n. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, nelle parti non espressamente abrogate dal D.Lgs. n. 101/2018, a coloro che forniscono i propri dati personali attraverso il presente sito web. L’informativa non è resa invece per i siti eventualmente consultati attraverso i link presenti sul sito.


DEFINIZIONI

In relazione ai termini utilizzati nel presente contratto dovrà intendersi:

  • Piattaforma: la piattaforma web e phygital gestita da Vanilla Rocket Srl che consente agli Utenti Registrati di creare e gestire spazi digitali per l’archiviazione, l’organizzazione e la fruizione di contenuti multimediali, accessibili anche tramite supporti fisici dotati di tecnologia NFC.
  • Vanilla Rocket: la società Vanilla Rocket Srl, con sede in Milano, Piazza IV Novembre n. 4, P.IVA 10393410963, e-mail info@vanillarocket.com, PEC vanillarocket@pec.it; la persona giuridica che gestisce la Piattaforma, i domini e sottodomini, nonché la proprietaria degli stessi, dei Servizi e dei Contenuti erogati attraverso di essi; il Titolare del trattamento dei dati personali.
  • Emotiary: il Servizio offerto da Vanilla Rocket Srl tramite la Piattaforma, consistente nella creazione di uno spazio digitale personale e familiare, accessibile anche attraverso supporti fisici dotati di tecnologia NFC, destinato all’archiviazione, organizzazione e successiva fruizione di contenuti multimediali (foto, video, audio, documenti). Il Servizio consente agli Utenti di collegare i propri ricordi e materiali digitali a un oggetto fisico tramite un Tag NFC (es. una bottiglia), con l’obiettivo di custodire e tramandare memorie ed esperienze personali alle generazioni future o a persone care.
  • Acquirente: la persona fisica o giuridica che acquista il Servizio tramite il portale e-commerce messo a disposizione da Vanilla Rocket Srl, ottenendo il diritto a ricevere il Supporto fisico e a fruire dell’Abbonamento secondo le modalità previste. L’Acquirente non coincide necessariamente con il Master.
  • Master: l’Utente Registrato che, tramite scansione del Tag NFC, attiva il proprio Profilo sulla Piattaforma, dà inizio alla fruizione dell’Abbonamento, gestisce i contenuti e i dati del Fruitore Finale e può invitare altri soggetti come Contributori.
  • Collaboratore/i: gli Utenti Registrati invitati dal Master a caricare contenuti multimediali nello spazio digitale Emotiary. I Collaboratori dispongono di un Profilo personale limitato, che consente loro di caricare e cancellare i propri contenuti, impostare avatar e descrizione personale, senza però poter gestire abbonamenti, spazio totale o altri Utenti.
  • Fruitore Finale: la persona fisica destinataria dei contenuti caricati (ad esempio un figlio o una persona cara) che potrà accedere in futuro alla fruizione degli stessi secondo le modalità previste dalla Piattaforma. Il Fruitore Finale non è parte contrattuale, salvo che divenga successivamente Utente Registrato.
  • Profilo: l’area riservata univocamente riconducibile a ciascun Utente Registrato, all’interno della quale sono gestiti i contenuti e le funzionalità consentite in base al ruolo (Master o Collaboratore).
  • Contenuti: tutti i materiali digitali (foto, video, audio, testi, documenti e ogni altra tipologia multimediale) caricati dagli Utenti Registrati o dai Collaboratori sulla Piattaforma e collegati ai Supporti fisici tramite tecnologia NFC.
  • Supporto fisico: il bene materiale (ad esempio il box contenente la bottiglia e il Tag NFC) parte integrante e inscindibile del Servizio, necessario per la fruizione dell’esperienza Emotiary.
  • Servizio/i: l’insieme delle attività svolte da Vanilla Rocket Srl per rendere disponibile la Piattaforma Emotiary, comprendenti: la predisposizione dello spazio digitale, la personalizzazione e associazione del Tag NFC, la fornitura del Supporto fisico e l’insieme delle funzionalità di archiviazione, organizzazione e fruizione dei Contenuti. La fruizione continuativa delle funzionalità del Servizio è regolata dall’Abbonamento secondo la durata selezionata.
  • Abbonamento: la fase di fruizione continuativa del Servizio che consente al Master di caricare contenuti al suo interno e in generale a gestire lo spazio digitale Emotiary per la durata selezionata. L’Abbonamento inizia alla prima tra l’attivazione del Profilo da parte del Master tramite Tag NFC e il trentesimo (30°) giorno dalla data di acquisto.
  • Consumatore: la persona fisica che utilizza la Piattaforma per scopi estranei all’attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale eventualmente svolta.
  • Contratto di Acquisto: l’accordo concluso a distanza tra Vanilla Rocket Srl e l’Acquirente, avente a oggetto l’acquisto del Servizio Emotiary, che comprende la predisposizione dello spazio digitale, la personalizzazione del Tag NFC e la fornitura del Supporto fisico, nonché il diritto alla successiva fruizione dell’Abbonamento secondo le modalità previste.
  • Contratto di Servizio: l’accordo che prende effetto al momento dell’acquisto da parte dell’Acquirente e disciplina l’erogazione del Servizio Emotiary e dell’Abbonamento, secondo le modalità e la durata previste nelle presenti Condizioni Generali. L’attivazione del Profilo da parte del Master costituisce mera fruizione del Servizio già contrattualizzato.
  • Prezzo o Corrispettivo: la somma di denaro dovuta dall’Acquirente a Vanilla Rocket Srl al momento dell’acquisto del Servizio e, successivamente, dal Master in caso di rinnovo dell’Abbonamento, secondo lo spazio di archiviazione e la durata selezionati.
  • Durata: il periodo di tempo per il quale l’Abbonamento rimane attivo e consente al Master la fruizione continuativa delle funzionalità del Servizio, secondo quanto indicato nell’Ordine di acquisto e nelle presenti Condizioni Generali.
  • Ordine: la proposta di acquisto del Servizio Emotiary effettuata dall’Acquirente tramite il Sito o altre modalità messe a disposizione da Vanilla Rocket Srl.
  • Conferma d’Ordine: il messaggio e-mail con cui Vanilla Rocket Srl comunica all’Acquirente l’accettazione dell’Ordine e la conseguente conclusione del Contratto di Acquisto del Servizio Emotiary.


TITOLARE DL TRATTAMENTO


Il Titolare del trattamento è Vanilla Rocket s.r.l. con sede in Milano, Piazza IV Novembre n. 4 , P.IVA 10393410963 e-mail info@vanillarocket.com, PEC vanillarocket@pec.it.


BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO


Il trattamento dei dati personali da parte di Vanilla Rocket Srl avviene nel rispetto degli artt. 6 e 9 del GDPR e si fonda sulle seguenti basi giuridicheIl trattamento dei dati personali da parte di Vanilla Rocket Srl avviene nel rispetto degli artt. 6 e 9 del GDPR e si fonda sulle seguenti basi giuridiche:

  1. Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)

Per quanto riguarda l’Acquirente:

  • per l’acquisto del Servizio Emotiary, inclusa la gestione dell’Ordine, del pagamento e della spedizione del Supporto fisico;
  • per l’attivazione immediata del Servizio al momento della conferma dell’Ordine;

Per quanto riguarda il Master e i Collaboratori:

  • per la creazione e gestione del Profilo, l’accesso alla Piattaforma, la fruizione dell’Abbonamento, il caricamento e l’organizzazione dei contenuti, nonché per l’assistenza tecnica e funzionale connessa all’utilizzo del Servizio.
  1. Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR; art. 8 GDPR e art. 2-quinquies Codice Privacy):
    • per il caricamento e la condivisione di contenuti multimediali che possano includere dati di minori o terzi;
    • per la registrazione dei Contributori invitati dal Master;
    • per la ricezione di comunicazioni di marketing diretto (newsletter, promozioni, inviti a eventi).
      In tali casi il Master è responsabile di ottenere i consensi necessari da terzi eventualmente coinvolti (es. altro genitore del minore).
  1. Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR): per obblighi fiscali, contabili e per rispondere a richieste delle autorità competenti.
  2. Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR):
    • per garantire la sicurezza della Piattaforma, prevenire frodi o abusi;
    • per tutelare i propri diritti in sede giudiziaria o extragiudiziaria;
    • per finalità di miglioramento del Servizio e analisi statistiche su dati aggregati o pseudonimizzati.

DATI TRATTATI

Il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali in relazione all’utilizzo del Servizio Emotiary:

  • Dati di acquisto e fatturazione: dati anagrafici e di contatto dell’Acquirente (nome, cognome, indirizzo e-mail, indirizzo di consegna e, se richiesti, dati di fatturazione), modalità e dati relativi al pagamento (trattati solo dai provider di pagamento esterni).
  • Dati di registrazione: nome, cognome, anno di nascita, indirizzo e-mail e password del Master e dei Contributori, necessari per la creazione del Profilo. Oltre ai dati caratterizzanti il Fruitore Finale, indicati dal Master.
  • Dati tecnici e di navigazione: log di accesso, indirizzi IP, cookie, identificativi di dispositivo, dati relativi alla connessione e all’utilizzo della Piattaforma.
  • Dati relativi al Servizio: contenuti multimediali caricati (foto, video, audio, testi, documenti), metadati associati e impostazioni di condivisione.
  • Dati dei minori: contenuti riferiti a minori caricati sotto la responsabilità esclusiva del Master, che dichiara di aver ottenuto i consensi e le autorizzazioni necessarie dagli esercenti la responsabilità genitoriale.
  • Dati di comunicazioni: messaggi, richieste di assistenza, interazioni con il supporto clienti e risposte a sondaggi o questionari facoltativi.

Vanilla Rocket Srl non effettua verifiche sull’effettiva titolarità dei diritti e dei consensi dichiarati dal Master. L’intera responsabilità in merito alla liceità del caricamento di dati riferiti a minori resta in capo al Master e agli Utenti che inseriscono i contenuti.


FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

  1. Gestione dell’acquisto e attivazione del Servizio: acquisizione e gestione degli ordini effettuati dall’Acquirente, consegna del Supporto fisico, attivazione immediata del Servizio Emotiary e gestione dei relativi adempimenti amministrativi e fiscali.
  2. Creazione e gestione degli account: registrazione e utilizzo dei Profili Master e Contributori, amministrazione dei ruoli e gestione delle autorizzazioni di accesso.
  3. Conservazione e fruizione dei contenuti multimediali: archiviazione, organizzazione, consultazione e download dei contenuti caricati sulla Piattaforma da parte di Master e Contributori.
  4. Gestione dei dati dei minori: caricamento e conservazione di contenuti riferiti a minori sotto la responsabilità del Master, che dichiara di aver acquisito i necessari consensi dai titolari della responsabilità genitoriale.
  5. Accesso del Fruitore Finale: consentire al Fruitore Finale, al raggiungimento della maggiore età o in conformità alle istruzioni del Master, di accedere ai contenuti a lui destinati.
  6. Gestione tecnica e assistenza: fornitura di supporto tecnico e servizio clienti, risposta a richieste e comunicazioni degli utenti.
  7. Sicurezza e prevenzione abusi: garantire la sicurezza della Piattaforma, prevenire utilizzi fraudolenti o illeciti, monitorare e limitare eventuali violazioni.
  8. Comunicazioni informative e promozionali: invio di newsletter, aggiornamenti sul Servizio e comunicazioni commerciali, previo consenso dell’utente.
  9. Tutela dei diritti del Titolare: accertamento, esercizio e difesa dei diritti di Vanilla Rocket Srl in sede giudiziale e stragiudiziale.
  10. Miglioramento del Servizio: analisi statistiche e ricerche interne su dati aggregati e anonimi per migliorare funzionalità e usabilità della Piattaforma.

NATURA DL CONFERIMENTO

Dati obbligatori: Il conferimento di alcuni dati personali (nome, cognome, indirizzo e-mail, password, dati di pagamento dell’Acquirente) è necessario per l’acquisto del Servizio Emotiary, per la gestione dell’Ordine e per consentire la creazione del Profilo del Master. In mancanza di tali dati, non sarà possibile concludere il contratto né utilizzare la Piattaforma.

Dati richiesti per l’utilizzo del Servizio: il conferimento di ulteriori dati (es. anno di nascita, informazioni per l’identificazione del Master e dei Collaboratori, contenuti multimediali caricati) è necessario per permettere la piena fruizione delle funzionalità della Piattaforma. L’eventuale mancato conferimento limita o impedisce la disponibilità di tali funzionalità.

Dati facoltativi: altri dati (es. avatar, descrizione del profilo, iscrizione a newsletter, dati forniti volontariamente) sono facoltativi. Il mancato conferimento non pregiudica l’uso del Servizio principale, ma comporta l’impossibilità di usufruire delle specifiche funzioni collegate.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

Dati di account (Master, Collaboratori, Acquirente): conservati per tutta la durata dell’Abbonamento attivo e, dopo la sua cessazione, per un periodo massimo di 10 anni al fine di adempiere ad obblighi fiscali, contabili e di tutela giudiziale.Gli account mai utilizzati o mai associati ad acquisti saranno cancellati dopo 5 anni di inattività.

Contenuti multimediali caricati: conservati per l’intera Durata dell’Abbonamento.In caso di mancato rinnovo, i contenuti resteranno disponibili per il download per il periodo comunicato al Master (30 giorni). Trascorso tale periodo, i contenuti saranno eliminati in modo definitivo dai sistemi del Titolare.

Dati relativi a comunicazioni commerciali/newsletter: conservati fino a revoca del consenso da parte dell’interessato e comunque per un massimo di 5 anni dall’ultima interazione (es. apertura di e-mail).

Dati tecnici e log di accesso: conservati per esigenze di sicurezza e manutenzione della Piattaforma per un periodo massimo di 24 mesi, salvo necessità di ulteriore conservazione in caso di indagini su accessi illeciti o abusi.

Dati necessari alla gestione di contenziosi: in caso di controversie o contenziosi, i dati saranno conservati per tutta la durata della procedura giudiziale o stragiudiziale e fino al passaggio in giudicato della sentenza o alla definizione bonaria della lite.

LUOGO DEL TRATTAMENTO

I tuoi dati personali sono trattati presso la nostra sede, ma potrebbero essere trasferiti per finalità tecniche anche presso soggetti diversi, nominati responsabili del trattamento, con sede in Italia o comunque all’interno dell’Unione Europea. Puoi contattarci quando vuoi per avere tutte le informazioni in relazione a tale trasferimento e ai soggetti responsabili.

MODALITA’ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali avviene prevalentemente mediante strumenti elettronici e informatici idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza, nel rispetto dei principi di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) 679/2016 (liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione delle finalità e della conservazione, esattezza, integrità e riservatezza).

Occasionalmente, e solo quando strettamente necessario, i dati potranno essere trattati anche tramite supporti cartacei.

I dati sono ospitati presso fornitori di servizi cloud certificati (attualmente Amazon Web Services – AWS) che adottano misure di sicurezza conformi agli standard internazionali. Vanilla Rocket Srl si avvale esclusivamente di fornitori che garantiscono adeguati livelli di protezione ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati:

  • sono trattati in modo lecito e secondo correttezza;
  • sono raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in termini compatibili con tali scopi;
  • sono pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali vengono trattati;
  • sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, fatte salve specifiche esigenze di legge.

COMUNICAZIONE DI DATI PERSONALI

I dati personali raccolti per la registrazione e l’utilizzo del Servizio potranno essere comunicati esclusivamente a soggetti terzi qualificati, se del caso nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, e soltanto laddove necessario per:

  • l’erogazione dei Servizi richiesti e l’esecuzione del contratto;
  • l’adempimento di obblighi di legge o regolamentari;
  • la tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria e stragiudiziale.

In particolare, i dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:

  • fornitori di servizi informatici e cloud (es. Amazon Web Services – AWS) che ospitano i dati della Piattaforma;
  • gestori dei servizi di pagamento (es. provider di carte di credito, circuiti bancari) per la gestione delle transazioni;
  • corrieri e società di logistica incaricati della consegna del Supporto fisico;
  • professionisti e consulenti esterni (legali, fiscali, contabili) che assistono Vanilla Rocket Srl;
  • autorità pubbliche o giudiziarie qualora la comunicazione sia obbligatoria per legge o su ordine delle medesime;
  • dipendenti e collaboratori autorizzati di Vanilla Rocket Srl, nei limiti delle mansioni loro attribuite e con vincolo di riservatezza.

I dati non saranno diffusi in alcun modo, né ceduti a terzi per finalità di marketing senza il consenso espresso dell’interessato.

Trasferimenti extra-UE. Alcuni fornitori di servizi utilizzati dal Titolare (es. Amazon Web Services) possono comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi extra-UE. In tali casi, il trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 ss. GDPR, mediante decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o, in mancanza, tramite la sottoscrizione di Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea, e l’adozione di misure supplementari a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

DIFFUSIONE DEI DATI

I dati personali e i contenuti caricati non sono diffusi pubblicamente, ma restano accessibili esclusivamente a Master, Contributori invitati e, al raggiungimento della maggiore età, al Fruitore Finale.


DIRITTI DEGLI INTERESSATI


Gli Utenti (Acquirenti, Master, Collaboratori) e, al raggiungimento della maggiore età, anche i Fruitori Finali hanno in qualunque momento il diritto di:

  • ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che li riguardano e, in tal caso, accedere a tali dati e ricevere tutte le informazioni previste dall’art. 15 GDPR;
  • ricevere una copia dei dati personali oggetto di trattamento;
  • chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
  • chiedere la cancellazione dei dati personali che li riguardano, ove ricorrano i presupposti di legge (art. 17 GDPR);
  • chiedere la limitazione del trattamento dei dati (art. 18 GDPR);
  • richiedere ed ottenere – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati – i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di trasmetterli a un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali, art. 20 GDPR);
  • opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali al ricorrere delle condizioni previste dall’art. 21 GDPR;
  • revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, con effetto per i trattamenti successivi, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.

Le richieste vanno rivolte al Titolare: Vanilla Rocket Srl, con sede legale in Milano, Piazza IV Novembre n. 4, P. IVA 10393410963, e-mail info@vanillarocket.com, PEC vanillarocket@pec.it

FACOLTA’ DI VIETARE L’ESERCIZIO DEI DIRITTI DA PARTE DI TERZI INTERESSATI

In relazione ai tuoi diritti, devi sapere inoltre che:

  • i tuoi diritti, alla tua morte, potranno essere esercitati da chiunque abbia un interesse proprio, o agisca a tua tutela in qualità di mandatario, oppure per ragioni familiari meritevoli di protezione;
  • se non vuoi che ciò accada, puoi vietarlo espressamente con dichiarazione scritta indirizzata a Vanilla Rocket Srl (anche via e-mail). Puoi anche limitare il divieto a singoli diritti soltanto. In ogni momento potrai revocare tale divieto;
  • in ogni caso, il divieto non può produrre effetti pregiudizievoli per l’esercizio, da parte di terzi, dei diritti patrimoniali derivanti dalla tua morte, né per il diritto di difendere in giudizio i propri interessi.

DIRITTO DI RECLAMO ALL’AUTORITÀ GARANTE

Hai sempre diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Roma, Piazza Venezia n. 11 (www.garanteprivacy.it), oppure di adire le opportune sedi giudiziarie.


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